Los procesos documentales son las actividades realizadas dentro de los sistemas de información para llevar a cabo las funciones que les son propias, esto es, controlar, procesar, recuperar y hacer accesible la información a las personas que la precisan.

Tanto las instituciones documentales clásicas –bibliotecas, archivos, centros de documentación– como los servicios de información surgidos con el desarrollo de las TIC se organizan con el propósito de que los usuarios localicen la información relevante para sus necesidades y accedan a la misma. Para ello, los profesionales que trabajan en dichos centros se encargan de las tareas de selección, proceso, administración, gestión, organización, preservación, recuperación y difusión de esa información.

El propio concepto de sistema de información incluye la idea de organización en la que intervienen numerosos elementos, como el contexto interno y externo, la distribución de los recursos, las relaciones humanas, las solicitudes de información, los canales de comunicación, las funciones y procesos desarrollados y los servicios creados.

Para lograr su propósito, los sistemas de información desarrollan unas funciones simi- lares en los diferentes tipos de centros. Estas funciones se organizan en distintas categorías y permiten ordenar los procesos según sus objetivos (Valle, 1989):

1. Funciones de entrada. Con ellas se produce el ingreso de los documentos, mediante los procesos de selección, adquisición y registro.

2. Funciones de procesamiento. Se ocupan de preparar, describir y analizar los docu- mentos para poder ser recuperados. Cumplen el doble objetivo de organizar los depósitos, los registros y la información, y de producir los sistemas de interrogación (catálogos, bases de datos, etc.) mediante el análisis formal (descripción bibliográfica, catalogación) y el análisis de contenido (indización, clasificación y resumen).

3. Funciones de salida. Su objetivo es la explotación de los recursos informativos mediante procesos de diseminación y difusión de la información para dar respuesta a las necesidades de los usuarios.

4. Funciones de mantenimiento. Incluyen las funciones de gestión y administración relacionadas con los centros, y la planificación y evaluación de recursos, servicios, productos, etc.

Las demandas de información que se plantean en los sistemas de información se inscriben dentro de un proceso comunicativo –en el que intervienen los usuarios, las fuentes informativas y los recursos disponibles– y se resuelven mediante un proceso de acceso y recuperación informativo-documental, cuya culminación es la comprensión de la información, una vez identificada y localizada (Moreiro, 2006).

Entre el usuario final que busca una información y dicha información media un profesional de la información y la documentación que conoce (Abadal, 2001):

• Uno o varios ámbitos temáticos, de manera que tiene competencias relacionadas con el lenguaje y los conceptos de dichas disciplinas.

• Las fuentes de información relevantes, así como los procedimientos para utilizarlas.

• Los procesos y los métodos para transformar las necesidades de información en estrategias y ecuaciones de búsqueda.

Los principales agentes de los procesos documentales son los profesionales y los usuarios de la información.

Abadal Falgueras, E. (2001), Sistemas y servicios
de información digital, Gijón: Trea.

Moreiro González, J. A. (2006), Conceptos
introductorios al estudio de la información
documental, Lima: Pontificia Universidad
Católica del Perú; Salvador de
Bahía: Universidade Federal da Bahia.

Peón, J. L. (1996), «Evaluación de los procesos
documentales», en López Yepes, J.
(coord.), Manual de Información y Documentación,
pp. 532-541, Madrid: Pirámide.

Valle Gastaminza, F. del (1989), «Las funciones
documentales», en López Yepes,
J. (comp.), Fundamentos de Información
y Documentación, pp. 210-214, Madrid:
Eudema.